Manual for the EnDow diligent search tool

DiligentSearch.eu is a platform that guides you through the diligent search process as prescribed the EU Orphan Works Directive and its national implementations.

1. Introduction

This manual provides information for common users on conducting a diligent search to find right holders of potential orphan works via the tool on diligentsearch.eu. The tool is designed to guide users through the diligent search process for literary, audiovisual and musical works located in EU countries. To this end, the manual briefly clarifies when and why you as a user of cultural content may generally be confronted with copyright law (par. 2). The more specific concepts of ‘orphan work’ (par. 3) and ‘diligent search’ (par. 4) are characterized thereafter. Next, the search process is briefly explained (par. 5), followed by an instruction of the use of the tool (par. 6). A selection of copyright concepts that can come up during the search is further defined (par. 7). The manual concludes by indicating the steps that follow the search if an orphan has been identified, namely, registering the work as such (par. 8) and its permitted uses (par. 9). Further resources regarding copyright are listed in par. 10.

2. Why a search? The relevance of copyright law

The use of artistic, literary and scientific works is governed by copyright law (more on the definition of ‘work’ from a copyright perspective can be found under 7. Copyright concepts relevant to the search), which establishes a system of exclusive rights and exceptions. The exclusive rights generally include reproduction, making available and distribution; check for the copyright law of your country how the rights are defined exactly, and thus, which acts are reserved to the right holder. Accordingly, the rights grant right holders a temporary monopoly over the use of their works. Your use of a work consequently requires prior right holder permission, unless:

  • A work is not or no longer protected, due to one of the inherent limitations in copyright law. For instance, as copyright law is limited in duration, the term of protection may have expired; or the work was not protected by copyright in the first place, given that certain categories of works (such as texts of administrative or legal nature) may be subject to a special regime in your country;
  • A statutory exception applies, thus allowing for certain unauthorized uses for the benefit of various societal goals.

The solution provided in the Orphan Works Directive is an example of a statutory exception: EU Member States must introduce an exception to the rights of reproduction and making available to the public to enable specified cultural heritage institutions to use orphan works in their collections in furtherance of their public-interest missions in the sphere of learning and (long-term) culture dissemination. The permitted uses are described under 9. Permitted uses of orphan works. The manual first turns to the two main concepts that are prerequisites for such uses: ‘orphan work’ and ‘diligent search’.

3. What is an orphan work?

Orphan works can be all kinds of works which are part of the (digital) collections of cultural heritage institutions, from books and newspaper articles to films and phonograms. A common denominator is that the works are still protected under copyright, but their authors or other right holders are not known or cannot be found (see for the legal definition Article 2 of the Orphan Works Directive). Thus, they cannot be contacted to obtain permission for the use of their works, making the works ‘orphans’. Yet, uses of orphan works, including their digitization and online display, are still legally possible provided that a so-called ‘diligent search for the right holders has been carried out and recorded. As a user, you have to establish that the right holder is indeed non-locatable despite efforts in this regard. In other words, the orphan works status of the works in question must be determined, and this is where the diligent search comes in.

4. What is a diligent search?

The ‘diligent search’ concept is central to the orphan works regulation: the search is an instrument for clearing the rights of works in cultural heritage institutions’ collections prior to their use. In principle, Member States may determine that the search is to be conducted by the institutions referred to in the Orphan Works Directive – namely certain cultural heritage institutions – or by other organizations (see Article 1(1) of the Directive for the definition of the beneficiary institutions). The tool on diligentsearch.eu holds the proposition that the search can be carried out by anyone, including common users: the aim is to facilitate the process of rights clearance for European cultural institutions.

As to the scope of the ‘diligent search’, the concept as such is not defined, but the directive states that the appropriate sources for each work must be consulted (see for more on this: 5. Diligent search: the process). Note that jurisdictions have interpreted the term ‘diligent’ in different ways; check the Report on the Requirements for Diligent Search in 20 European Countries to see how the Directive has been implemented in your country regarding the conditions for carrying out a diligent search. The conditions to designate a search as ‘diligent’ may take the form of extensive guidelines, listing specific sources that must be consulted for each work type; or Member States may have chosen to only provide for general categories of sources to be consulted. In addition to being aware that the requirements for the search as well as the sources to consult may vary per jurisdiction, you may find that not all sources are freely available online. This will impact the reliability and comprehensiveness of your search. The search process is generally described in the next section.

5. Diligent search: the process

As previously noted, the diligent search process stems from the Orphan Work Directive’s provision that Member States must determine the sources to be consulted for each category of work. This should help achieve the objective of the diligent search: to obtain contact details or other information that enables the identification and location of the right holder. In theory, each search effort will start by consulting the sources that are closest to the right holder, working towards sources that are further removed. Below, this process and the relevant questions you may encounter are briefly concretized for three categories of works: written works, audiovisual works and phonograms (see for a characterization of these categories under 7. Copyright concepts relevant to the search).

Note that in practice, the starting point of a search will depend on the information that can be gathered from the work in question. For example, a report describing the diligent search process for parts of scrapbooks remarks that the cuttings may be decontextualized  or partial, but also that they might contain information on the creator, source of publication, country of origin etc. (see K. Patterson, R. Deazley & V. Stobo, ‘Diligent Search in Context and Practice’, 2016). In some cases, the question is whether the pieces involved are even copyright protected given their small size. Apart from this specific example, the section now turns to the general search process as incorporated in the search tool. Again, slight variations between jurisdictions are possible as to how the covered works are defined.

Written works

For the purpose of the orphan works exception, ‘written works’ include all works published (or otherwise made accessible) in the form of books, journals, newspapers, magazines or other writings. For this category of works, it must first be determined if the work has been published. If this is the case, the next step is to search for contact details of the publisher. If this is not the case or the publisher is unknown, you could assess whether the author is indicated on the work. One step further, the written work might contain images, the artist of which could be tracked.

Your diligent search consists in searching the contact details of the identified potential right holders (publisher, author or artist of the embedded work), by consulting the appropriate sourcesFor a general guidance on the sources which should be consulted, you can turn to the Annex to the Directive. Each Member State has its own country-specific list of sources, which can be consulted and accessed directly from our website. For further information on guidelines and standards available in your country, you can consult the Report on the Requirements for Diligent Search in 20 European Countries. If you are carrying out your diligent search in the UK, please consult the Orphan Works diligent search Guidance for applicants available from the website of the Intellectual Property Office.

Audiovisual works

For audiovisual works, a first question is whether the work was made by a broadcaster. If this question is answered affirmatively, you can search for details on this broadcaster. If the work was made by a public service broadcaster, the orphan works exception only applies if the work was made before 1 January 2003.

If the work was not made by a broadcaster, it might be a film, i.e. a cinematographic work. If this is the case, a distinction is made between published and unpublished cinematographic works. For published works, the relevant parties to identify are the distributor, the producer, the director, the scriptwriter, the dialogue’s author or the film music’s composer respectively.

For unpublished works, or for works that are not a film, you should still search for contact details of the producer.

The Annex to the Directive defines possible sources to consult regarding audiovisual works as well, such as producers’ associations in your country and other databases. Again, Member States have their own country-specific list of sources for audiovisual works, and the UK has specific Guidelines to be consulted. 

Phonograms

As to phonograms or sound recordings, the questions follow a similar pattern as described for audiovisual works. Here too, you first assess whether the work was made by a broadcaster. If the work is not made by a broadcaster, other parties to search for are the content publisher, the sound recording producer, the performer, or, if the recording includes music and/or text, the composer or the lyricist, respectively. In each case, an additional possibility would be to examine whether the work indicates the name of another author

To form an idea of the sources to consult, you can once more turn to the Annex to the Directive or to the national list of sources based on it, which likely concern producers’ associations in your country and other databases.

After this substantive explanation of the search process in theory, the manual now turns to a practical instruction on how to use the tool on diligentsearch.eu.

6. Using the tool

The tool guides you through a series of questions that allows you to determine the orphan works status of a given work. The tool starts by you selecting the country that you want to do your search in and the language that you want the questions to appear in. The choice of the country is important, as the diligent search must be carried out in the Member State of first publication or first broadcast of the work or, in case of audiovisual works, in the Member State where the producer has its headquarters or habitual residence. If the work is unpublished, then choose the country in which the cultural institution that makes available the work resides (see Art. 3(3) of the Directive). Please note that if, during your diligent search, evidence emerge that a right holder might be found in another country, your search should extend to that country too.

By clicking on the ‘information’ buttons you can get more information about the questions or links to additional resources.

You can stop in the middle of a diligent search and get back to it late by clicking ‘save‘ in the lower right of the tool; your search will be stored in our database. We generate an unique identifier that you can use to get back to your diligent search. This is presented in the top of the tool. Copy this identifier to get back to your search.

Once you’ve saved your search you can also publicly share this identifier with others to collaboratively work on a search. Please note that only one person can work on a search at a given time.

The Get PDF button in the lower left of the tool allows you to download a pdf of your current search. Upon completion of the diligent search process this can be used as a search report that you can send to your local authority.

Please note that changing your answer can result in the removal of subsequent answer as that information can become obsolete.

7. Copyright concepts relevant to the search

A number of terms recur during the search, such as ‘work’ and ‘right holder’. They are briefly typified below.

‘Work’

When speaking of ‘works’ in the legal sense, this term denotes subject matter in the literary, scientific and artistic domain. Examples are books and other writings, musical compositions with or without words, cinematographic works, drawings, paintings, photographic works and maps. Translations or other alterations of such works may be protected as original works as well. The mode of expression is irrelevant, as long as the specific expressions are sufficiently original. The standard of originality may differ per jurisdiction. National particularities may also pertain to the extent of protection granted to official texts, works of applied art and industrial designs and models.

Some classes of subject matter are closely related to that of copyrighted works, but nevertheless deemed outside the literary or artistic sphere. Examples are phonograms, broadcasts and performances, which are instead the subject matter of neighboring rights. Countries sometimes treat both types of subject matter in a similar way; check which rules apply in your jurisdiction.

The Diligent Search platform covers subject matter in both the copyright and neighboring rights realm under the specific headings of written works, audiovisual works and phonograms. Some examples have been given above. With regard to written works, a further distinction can be made between published and unpublished works, depending on whether a work has been provided to the public somehow, in tangible or intangible form, either for sale or for free. With regard to audiovisual works and phonograms, they encompass a recording of sound and vision, and a fixation of sounds only, respectively. It should be noted that audiovisual works and phonograms can be produced by public-service broadcasting organizations. The question of who qualifies as the right holder of a work is briefly addressed next.

‘Right holder’

Right holder is an umbrella term for the array of people or entities that can hold the exclusive rights in a work. Initially, the natural person who has created the work and whose name appears on it can be assumed to be the right holder, unless initial authorship is allocated to another entity by a legal fiction as may be the case with works made under employment. However, the exclusive rights can (and usually are) transferred to third parties or inherited by the successors. As the latter scenario makes clear, the ‘right holder’ does not have to coincide with the person of the ‘creator’, for instance when an author assigns his or her rights to the publisher. Furthermore, a search for the right holder may be complicated by the fact that one work may have multiple right holders in case of joint authorship. Once more, the issue of authorship is construed differently per country.

Lastly, a distinction must be made between ownership and authorship: if an exemplar of a work is sold, this does not imply a transfer of rights in the work as such. For example, the fact that a cultural institution ‘owns’ a manuscript of a work does not imply any ownership of the rights in the work.

8. Registering a work as an orphan

A diligent search can result in the finding that a work is indeed an orphan. In that case, the work must be registered as such with the competent national authorities. The Directive requires that the cultural heritage institutions who are the beneficiaries of the orphan works regime record their diligent searches and provide information on the result of the search and the intended use. Information on the work and intended uses must be registered by the beneficiary institution in the Orphan Works Database at the European Intellectual Property Office.

9. Permitted uses of orphan works

Once the orphan works status of a work has been established and registered, and it has become clear that no prior permission can be obtained for the use of that work, the directive nevertheless poses further conditions to the use (see Article 6 of the Orphan Works Directive). First, only the uses made by certain beneficiaries are permitted, namely cultural heritage institutions. Second, the uses are specified as:

  • Making the orphan work available to the public; and
  • Reproduction for the purpose of digitization, making available, indexing, cataloguing, preservation or restoration.

In both cases, the uses must serve aims related to the institutions’ public interest missions, notably preservation and restoration of works from their collections, and the provision of cultural and educational access. Accordingly, the uses may only yield revenues insofar this covers the costs for the digitization and making available. 

10. Further resources

Public Domain Calculator. Useful tool to help determining whether a work is in copyright or in public domain in a given jurisdiction.

Copyright Cortex. Online resource dedicated to copyright and digital cultural heritage, with information and expert commentaries for libraries, archives, museums and other memory institutions.

Copyright User.  Online resource aimed at making UK copyright law accessible to creators, media professionals, entrepreneurs, students, and members of the public.

1. Introduzione

Questo manuale contiene le informazioni necessarie per condurre la ricerca diligente dei titolari dei diritti su possibili opere orfane tramite lo strumento disponibile su diligentsearch.eu. Lo strumento guida gli utenti attraverso il processo di ricerca diligente per opere scritte, audiovisive o fonogrammi conservati presso istituzioni culturali di paesi membri dell’Unione Europea. Il manuale spiega in sintesi quando e perché l’utilizzatore di tali opere deve tener conto delle leggi sul diritto d’autore (§ 2). In seguito, illustra nello specifico i concetti di ‘opera orfana’ (§ 3) e ‘ricerca diligente’ (§ 4). Successivamente viene spiegato il processo della ricerca diligente (§ 5) e come usare lo strumento (§ 6). Segue un chiarimento delle nozioni di diritto d’autore, che compaiono durante la ricerca diligente (§ 7). Infine, il manuale spiega i passi da compiere nel caso in cui la ricerca diligente abbia determinato che un’opera è orfana e cioè la registrazione dell’opera (§ 8) e le utilizzazioni consentite (§ 9). Ulteriori risorse sul diritto d’autore, le opere orfane e la ricerca diligente sono indicate nell’ultima sezione (§ 10).

2. Perché cercare i titolari dei diritti? L’importanza del diritto d’autore

Il diritto d’autore stabilisce le condizioni per l’utilizzazione di opere artistiche, scientifiche e letterarie (sulla definizione di ‘opera’ si veda il § 7 Nozioni di diritto d’autore rilevanti per la ricerca diligente). Tali condizioni consistono in una serie di diritti ed eccezioni. Ad esempio, riprodurre l’opera, distribuirla, metterla a disposizione del pubblico, etc., sono diritti esclusivi dell’autore dell’opera (si veda la Legge italiana sul diritto d’autore 1941 n° 633). L’autore può trasferire tali diritti in tutto o in parte ad altri soggetti, quali ad esempio l’editore o la casa di produzione, i quali diventano dunque titolari dei diritti. Dopo la morte dell’autore, i diritti passano agli eredi per successione (sulla definizione di ‘titolare dei diritti’ si veda il § 7 Nozioni di diritto d’autore rilevanti per la ricerca diligente). Prima di utilizzare l’opera, è dunque necessario ottenere il consenso dei titolari dei diritti (siano essi l’autore e/o altri soggetti), a meno che:

  • L’opera in questione non sia protetta da diritto d’autore. Ad esempio, nell’ordinamento italiano i testi degli atti ufficiali dello Stato e delle amministrazioni pubbliche non sono protetti da diritto d’autore (art. 5 lda).
  • I diritti sull’opera siano scaduti, ovvero l’opera sia in ‘pubblico dominio’. Ciò avviene, di norma, scaduti 70 anni dalla morte dell’autore (ma per determinare con precisione se l’opera è in pubblico dominio si può utilizzare il Public domain calculator)
  • L’utilizzazione dell’opera rientri tra le eccezioni previste dalla legge.

La Direttiva Europea sulle Opere Orfane (recepita nella lda art. 69bis-septies) ha introdotto precisamente un’eccezione ai diritti esclusivi dell’autore. In base a tale eccezione, nei paesi membri dell’Unione Europea, le istituzioni culturali possono utilizzare opere orfane in loro possesso nel conseguimento degli obiettivi connessi alla loro missione di interesse pubblico. Le ‘istituzioni culturali’ ammesse a beneficiare dell’eccezione comprendono biblioteche, istituti di istruzione, musei, archivi, istituti per il patrimonio cinematografico o sonoro ed emittenti di servizio pubblico. Le utilizzazioni consentite dalla legge sono descritte nel § 9 Utilizzi consentiti delle opere orfane. Ma prima di tutto è necessario comprendere a quali condizioni un’opera può essere considerata ‘opera orfana’ ai fini della legge.

3. Che cos’è un’opera orfana?

L’opera orfana può essere una qualsiasi opera conservata nella collezione di un’istituzione culturale, quale un libro o un’altra pubblicazione (giornale, rivista, periodico), un film o un fonogramma, di cui non è stato possibile individuare o rintracciare il titolare dei diritti (Direttiva, art. 2, lda art. 69-quater.1). Per tale ragione, non è possibile ottenere dal titolare dei diritti la necessaria autorizzazione all’utilizzazione dell’opera. Tuttavia, la legge prevede che alcune utilizzazioni siano permesse a condizione che si sia svolta una ricerca diligente dei legittimi titolari dei diritti. Spetta dunque all’utilizzatore dimostrare che il titolare dei diritti non è stato identificato e/o rintracciato, nonostante i tentativi fatti a tale scopo. In altre parole, lo stato di ‘opera orfana’ può essere determinato solo dopo che l’utente ha svolto una ricerca diligente.

4. Che cos’è la ricerca diligente?

La ricerca diligente è il processo di identificazione e reperimento dei titolari dei diritti sull’opera che si intende utilizzare. A tale scopo, non è sufficiente constatare che il nome e/o il recapito del titolare dei diritti non compare sull’opera in questione. E’ necessario svolgere attivamente una ricerca secondo i principi di buona fede e correttezza professionale consultando le necessarie fonti di informazione utili all’identificazione e al reperimento dei titolari dei diritti.

 5. Il processo della ricerca diligente

Come precedentemente indicato, il processo della ricerca diligente deriva dalla norma della Direttiva sulle Opere Orfane, secondo la quale gli Stati Membri devono determinare le fonti che devono essere consultate per ciascuna categoria di opere. Ciò al fine di raggiungere l’obiettivo della ricerca diligente di ottenere i dettagli o altre informazioni che consentano di identificare e rintracciare i titolari dei diritti.

In teoria, ogni ricerca diligente inizia dalla consultazione delle fonti da cui è più verosimile ricavare informazioni sul titolare dei diritti, per poi proseguire con quelle più remote. Di seguito, il processo e le domande rilevanti che potrebbero porsi nello svolgersi di una ricerca diligente sono enucleate per tre categorie di opere: opere scritte, audio-visive e fonogrammi (per una definizione di tali categorie si veda il § 7. Nozioni di diritto d’autore rilevanti per la ricerca diligente).

Nella pratica, il momento iniziale di una ricerca dipenderà dalle informazioni derivabili dall’opera specifica. Ad esempio, la ricerca diligente sulle opere contenute nell’album di un artista che includa ritagli di giornale, fotografie e schizzi, inizierà dalla consultazione delle fonti più rilevanti in base alle informazioni ricavabili dal contesto (si veda la descrizione della ricerca diligente condotta sugli album del poeta scozzese Edwin Morgan http://www.digitisingmorgan.org ). Qui di seguito indichiamo i passi generali da compiere per svolgere la ricerca diligente su opere scritte, opere audiovisive e fonogrammi.

Opere scritte

Ai fini dell’applicazione dell’eccezione per le opere orfane, le “opere scritte” comprendono tutte le opere pubblicate sotto forma di libri, riviste, quotidiani, rotocalchi o altre pubblicazioni, nonché gli scritti non pubblicati, ma resi pubblicamente accessibili dall’istituzione culturale con il consenso dei titolari dei diritti. Per questa categoria di opere, è necessario innanzitutto determinare se esse siano state o meno pubblicate. In tal caso, il passo successivo è cercare i dettagli di contatto dell’editore. Se le opere non sono state pubblicate, o se l’editore è sconosciuto, è possibile verificare se il nome dell’autore è indicato nell’opera. Ancora, l’opera scritta potrebbe contenere immagini, il cui autore (definito “artista”) potrebbe essere individuabile.

La ricerca diligente consiste nella ricerca dei dettagli di contatto di tutti i potenziali titolari di diritti (se identificati, si tratta dell’editore, dell’autore e dell’artista dell’opera incorporata), tramite la consultazione delle fonti appropriate. Una guida generale relativa alle fonti da consultare è l’allegato alla Direttiva, incorporato nell’Art. 69-septies lda. Una specifica lista di fonti per l’Italia viene messa a disposizione dallo strumento durante la ricerca diligente, ed è accessibile direttamente dal nostro sito web. Per ulteriori informazioni sulle linee guida e gli standard disponibili nei Paesi membri dell’UE, è utile consultare lo Study on the Requirements for Diligent Search in 20 European Countries (in lingua inglese), disponibile sul nostro sito.

Opere audiovisive

La prima domanda che ci si deve porre relativamente alle opere audiovisive, è se l’opera sia stata realizzata da un’emittente radio-televisiva. In caso di risposta affermativa, si possono reperire i dettagli relativi a tale emittente. Se il lavoro è stato svolto da un’emittente di servizio pubblico (in Italia la RAI o EIAR), l’eccezione relativa alle opere orfane si applica solo se l’opera è stata realizzata prima del 1° gennaio 2003.Se l’opera non è stata realizzata da un’emittente radio-televisiva, potrebbe trattarsi di un film, cioè un’opera cinematografica. In tal caso, si distingue tra opere cinematografiche pubblicate e non pubblicate. Per le opere pubblicate, i soggetti da ricercare sono rispettivamente il distributore, il produttore, il regista, lo sceneggiatore, l’autore del dialogo e il compositore della musica del film. Per lavori non pubblicati e per opere diverse dai film (cioè prodotti audio-visivi privi di originalità e creatività, quali videoregistrazioni documentali), è sufficiente ricercare i dettagli di contatto del produttore, ovvero la persona che ha effettuato il filmato.L’allegato alla Direttiva e l’Art. 69-septies lda definiscono le possibili fonti rilevanti per le opere audiovisive, come le banche dati di associazioni di produttori nazionali e altre banche dati. Anche per questo tipo di opere, gli Stati membri dispongono di un proprio elenco di fonti specifiche. Le fonti specifiche per svolgere la ricerca diligente su opere audiovisive in Italia sono messe a disposizione dallo strumento durante la ricerca; l’elenco completo è consultabile dal nostro sito web.

Fonogrammi

Per quanto riguarda i fonogrammi o registrazioni sonore, le domande seguono uno schema simile a quello descritto per le opere audiovisive. Anche in questo caso, per prima cosa si valuta se l’opera sia stata creata da un’emittente radiofonica o radio-televisiva. Se l’opera non è stata creata da un’emittente, i soggetti da ricercare sono l’editore, il produttore, l’esecutore o, se la registrazione include musica e/o testo, rispettivamente il compositore della musica e l’autore del testo (cioè il “paroliere”, nel caso di composizioni musicali). La ricerca diligente deve inoltre verificare se nell’opera sia indicato il nome di un ulteriore autore.L’allegato alla Direttiva e l’Art. 69-septies lda definiscono le fonti rilevanti, che includono le banche dati delle associazioni di produttori. Anche in questo caso, lo strumento mette a disposizione le fonti specifiche per l’Italia, il cui elenco completo si può consultare sul nostro sito. Terminata questa spiegazione generale del processo di ricerca, il manuale fornisce ora le istruzioni pratiche per utilizzare lo strumento disponibile sul sito diligentsearch.eu.

6. Uso dello strumento per la ricerca diligente

Lo strumento ti guida attraverso una serie di domande che permettono di determinare se l’opera in questione può essere considerata un’opera orfana.

Il processo inizia dalla scelta del paese (country) e la lingua (language) in cui in cui si intende svolgere la ricerca diligente. La scelta del paese è importante, in quanto la ricerca diligente dev’essere svolta nello Stato membro di prima pubblicazione o di prima trasmissione dell’opera, oppure, nel caso di opere cinematografiche, nello Stato membro in cui il produttore ha la sede principale o la sua abituale residenza. Se l’opera non è pubblicata, si deve selezionare il paese in cui risiede l’istituzione culturale che ha reso l’opera o il fonogramma pubblicamente accessibile con il consenso del titolare dei diritti. Se vi fossero ragioni di ritenere che informazioni sui titolari dei diritti siano reperibili in altri Stati membri, allora si dovrà svolgere la ricerca diligente selezionando il paese rilevante.

Cliccando il pulsante “i” a fianco di ciascuna domanda si apre una finestra con spiegazioni e link a ulteriori risorse.

Si può interrompere la ricerca diligente in ogni momento e riprenderla successivamente cliccano il pulsante save in basso a destra. La ricerca verrà salvata nella nostra banca dati e le verrà assegnato un codice identificativo. Si consiglia di prendere nota del codice identificativo: inserendo il codice si può riprendere la ricerca dal punto in cui è stata interrotta.

Una volta salvata la ricerca, si può anche condividere il codice identificativo con altri utenti che collaborano alla ricerca diligente. Solo un utente alla volta può svolgere la ricerca su un determinato codice identificativo.

Inoltre, la ricerca può essere scaricata i ogni momento su file pfd cliccando il bottone Get PDF in basso a sinistra. Una volta completata la ricerca, il file pdf può essere utilizzato ai fini della documentazione della ricerca diligente richiesta dalla legge (Direttiva Opere Orfane, art. 3.5).

7. Nozioni di diritto d’autore rilevanti per la ricerca diligente

Un certo numero di termini ricorrono durante la ricerca, come per esempio ‘opera’ e ‘titolare dei diritti’. Essi sono brevemente illustrati qui di seguito.

‘Opera’

Ci si riferisce ad un’ ‘Opera’, in termini di legge, per indicare una produzione letteraria, scientifica o artistica. Alcuni esempi sono: libri ed altre opere letterarie; composizioni musicali (con o senza parole); opere cinematografiche; disegni; opere pittoriche; fotografie; carte geografiche. Traduzioni o altre trasposizioni di tali lavori possono anche essere protette come opere originali. La forma dell’espressione dell’opera é irrilevante, se l’espressione é sufficientemente originale. Lo standard di originalità può essere differente nelle diverse giurisdizioni. Una protezione dei diritti può altresì rilevarsi nelle legislazioni nazionali per testi ufficiali, opere di arte applicata, disegni e modelli industriali. Alcune categorie di creazioni intellettuali sono protette dal diritto d’autore nonostante esse siano considerate al di fuori della sfera letteraria o artistica. Alcuni esempi sono rappresentati dai fonogrammi, dalle trasmissioni radiofoniche o televisive e dagli spettacoli. Tali diritti sono definiti ‘diritti connessi’. Differenti giurisdizioni possono trattare entrambi i diritti (ovvero diritto d’autore e diritti connessi) in modo simile. Occorre verificare le norme della giurisdizione di riferimento. Lo Strumento per la Ricerca Diligente comprende opere protette sia dal diritto d’autore che dai diritti connessi, sotto le categorie specifiche di: opere letterarie, opere audiovisive e fonogrammi. Nel contesto delle opere scritte, una distinzione ulteriore può essere fatta tra le opere pubblicate e non pubblicate, a seconda che esse siano state comunicate in qualche modo al pubblico, in una forma digitale o analogica, a pagamento o gratuitamente. Le opere audiovisive e i fonogrammi includono rispettivamente: a) la registrazione di suono e immagini, b) la registrazione di suono. Occorre precisare che le predette opere possono essere prodotte da emittenti pubbliche. Tali emittenti possono essere i detentori dei diritti di autore o dei diritti connessi. La questione è spiegata nella sezione successiva

‘Titolare dei Diritti’

‘Titolare dei Diritti’ è un termine che comprende le persone fisiche e /o morali che detengono i diritti esclusivi di un’opera. Inizialmente, la persona fisica che ha creato il lavoro e il cui nome appare su di esso è ritenuto il detentore dei diritti, a meno che la paternità dell’opera sia allocata ad una persona morale (una società)  come nel caso di opere realizzate nel contesto di un rapporto lavorativo. Tuttavia, i diritti esclusivi possono (e di solito sono) trasferiti a terzi o ereditati dai successori legali. Pertanto, il ‘titolare dei diritti’ non é necessariamente il creatore dell’opera (come per esempio nel caso in cui i diritti siano ceduti all’editore). Inoltre, la ricerca del ‘titolare dei diritti’ può essere ulteriormente complicata per il fatto che un’opera può avere diversi titolari, come per esempio nel caso di un’opera collettiva. Tra l’altro, la questione della paternità dell’opera è interpretata differentemente nelle diverse giurisdizioni nazionali. In ultimo,  occorre operare una distinzione tra titolarità e paternità: se l’esemplare di un’opera è trasferito ad un successivo titolare (a titolo oneroso o gratuito) ciò non implica automaticamente il trasferimento dei diritti. Per esempio, se un’istituzione culturale detiene il possesso di un manoscritto, ciò non implica la detenzione dei diritti su tale opera.

8. Registrare un’opera come orfana

Una ricerca diligente può portare a scoprire che un’opera è effettivamente orfana. In tal caso, l’opera deve essere registrata come tale presso le autorità nazionali competenti. La Direttiva richiede che le istituzioni culturali che beneficiano del regime delle opere orfane registrino le loro ricerche diligenti e forniscano informazioni sul risultato della ricerca e sull’uso previsto. Tali informazioni devono essere registrate dall’istituzione beneficiaria nella banca dati delle opere presso l’Ufficio europeo della proprietà intellettuale.

9. Utilizzi consentiti delle opere orfane

Una volta che lo stato di opera orfana di un’opera è stabilito e registrato ed è diventato chiaro che non è possibile ottenere un’autorizzazione preliminare per il suo utilizzo, la Direttiva pone comunque ulteriori condizioni per l’uso (cfr. Articolo 6 della Direttiva).

Innanzitutto, sono consentiti solo gli usi fatti da alcuni beneficiari, vale a dire le istituzioni culturali. Come ricordato in precedenza, tali istituzioni culturali comprendono biblioteche, istituti di istruzione, musei, archivi, istituti per il patrimonio cinematografico o sonoro ed emittenti di servizio pubblico.

In secondo luogo, gli usi sono specificati in due categorie:

  • la messa a disposizione del pubblico dell’opera orfana
  • atti di riproduzione a fini di digitalizzazione, messa a disposizione, indicizzazione, catalogazione, conservazione o restauro.

In entrambi i casi, gli utilizzi devono servire a finalità connesse alle missioni di interesse pubblico delle istituzioni, in particolare la conservazione e il restauro di opere delle loro collezioni e la fornitura di accesso culturale e formativo. Di conseguenza, gli utilizzi possono generare ricavi solo nella misura in cui coprono i costi per la digitalizzazione e la messa a disposizione.

10. Altre risorse

Public Domain Calculator. Strumento utile per determinare se un’opera è coperta da diritto d’autore o se è in pubbico dominio in una determinata giurisdizione.

Copyright Cortex. Risorsa online dedicata al diritto d’autore e al patrimonio culturale digitale, con informazioni e commenti di esperti per biblioteche, archivi, musei e altre istituzioni culturali.

Copyright User. Risorsa online finalizzata a rendere la disciplina sul copyright del Regno Unito accessibile a creatori, professionisti dei media, imprenditori, studenti e qualsiasi interessato.

DiligentSearch.eu is een platform dat u door het proces leidt van het ‘zorgvuldig onderzoek’ zoals voorgeschreven door de EU Richtlijn Verweesde Werken.

1. Inleiding

Deze handleiding bevat informatie voor gewone gebruikers over het uitvoeren van een zorgvuldig onderzoek naar rechthebbenden van mogelijke verweesde werken met de module op diligentsearch.eu. Deze module is ontworpen om gebruikers door het zoekproces te leiden voor geschreven werken, audiovisuele werken en muziekwerken uit EU-landen. In het kader hiervan zet de handleiding kort uiteen wanneer en waarom u als gebruiker van culturele content in het algemeen te maken kunt krijgen met het auteursrecht (par. 2). Een aantal specifieke concepten wordt daarna toegelicht: ‘verweesd werk’ (par. 3) en ‘zorgvuldig onderzoek’ (par. 4). Vervolgens wordt het zoekproces beknopt uitgelegd (par. 5), gevolgd door een instructie voor het gebruik van de module (par. 6). Geselecteerde concepten uit het auteursrecht, die voorbij kunnen komen tijdens het onderzoek, worden verder gedefinieerd in par. 7. De handleiding sluit af met de stappen die op de zoektocht volgen als een werk als ‘verweesd’ is aangemerkt, namelijk het registreren van het werk als zodanig (par. 8) en het toegestane gebruik van het werk (par. 9). Relevante aanvullende bronnen op het gebied van het auteursrecht treft u in par. 10.

2. Waarom een onderzoek? De relevantie van het auteursrecht

Het gebruik van werken van letterkunde, wetenschap of kunst wordt gereguleerd door het auteursrecht, een systeem van exclusieve rechten en uitzonderingen (voor de definitie van ‘werk’ vanuit een auteursrechtelijk perspectief: zie onder 7. Relevante auteursrechtbegrippen voor het onderzoek). In het algemeen hebben de exclusieve rechten betrekking op reproductie, beschikbaarstelling en distributie; kijk voor het land waar het onderzoek plaatsvindt na hoe de rechten precies gedefinieerd zijn en welke handelingen dus voorbehouden zijn aan de rechthebbende. De Nederlandse Auteurswet bevat bijvoorbeeld twee veelomvattende rechten, namelijk om een beschermd werk openbaar te maken en te verveelvoudigen. Op deze manier verschaffen de rechten aan rechthebbenden een tijdelijk monopolie voor het gebruik van hun werken. Als u een werk gebruikt is dan ook voorafgaande toestemming nodig, tenzij:

  • Een werk niet, of niet meer beschermd is als gevolg van een van de inherente beperkingen in het auteursrecht. Het auteursrecht heeft bijvoorbeeld een beperkte duur, die verlopen kan zijn; of het werk was in de eerste plaats al niet beschermd, aangezien bepaalde categorieën van werken per jurisdictie onderworpen kunnen zijn aan een speciaal regime. Onder de Nederlandse Auteurswet zijn rechterlijke uitspraken of administratieve beslissingen bijvoorbeeld niet auteursrechtelijk beschermd;
  • Een wettelijke beperking van toepassing is, die bepaalde vormen van ongeautoriseerd gebruik toestaat ten behoeve van verschillende maatschappelijke doeleinden.

De oplossing in de Richtlijn Verweesde Werken is een voorbeeld van een wettelijke uitzondering: lidstaten van de Europese Unie moeten een uitzondering op de rechten van reproductie en beschikbaarstelling introduceren om de aangeduide cultureel erfgoedinstellingen in staat te stellen om verweesde werken in hun collecties te gebruiken ter bevordering van hun taken van openbaar belang. Die taken liggen op het gebied van onderwijs en cultuurverspreiding, ook op de lange termijn. Het toegestane gebruik van verweesde werken is verder beschreven onder 9. Toegestaan gebruik van verweesde werken. De handleiding behandelt eerst de twee centrale concepten die een voorwaarde zijn voor zulk gebruik: ‘verweesd werk’ en ‘zorgvuldig onderzoek’.

3. Wat is een verweesd werk?

Verweesde werken kunnen allerlei soorten werken zijn die deel uitmaken van de (digitale) collecties van cultureel erfgoedinstellingen, variërend van boeken en krantenartikelen tot films en fonogrammen. Een gemeenschappelijk kenmerk is dat de werken nog auteursrechtelijk beschermd zijn, terwijl hun maker of andere rechthebbende onbekend is of niet gevonden kan worden (zie voor de juridische definitie: Artikel 2 van de Richtlijn Verweesde Werken). Zij kunnen dus niet gecontacteerd worden voor toestemming voor het gebruik van hun werken, vandaar dat deze werken de status ‘verweesd’ krijgen. Het gebruik van verweesde werken zonder toestemming kan echter toch rechtmatig zijn, mits een zogenoemd ‘zorgvuldig onderzoek’ naar de rechthebbende is uitgevoerd en gedocumenteerd. Als gebruiker dient u vast te stellen dat de rechthebbende inderdaad niet vindbaar is ondanks inspanningen daartoe. In andere woorden, de ‘verweesd werk’-status van de betreffende werken moet worden bepaald, en dit is waar de zorgvuldige zoektocht begint.

4. Wat is een zorgvuldig onderzoek?

Het ‘zorgvuldig onderzoek’ is een centraal concept in de verweesde werken-regelgeving: het biedt een manier om toestemming te regelen voorafgaand aan het gebruik van werken uit de collectie van cultureel erfgoedinstellingen. In principe kunnen de lidstaten bepalen dat de zoektocht moet worden uitgevoerd door de instellingen vermeld in de Richtlijn Verweesde Werken – namelijk bepaalde cultureel erfgoedinstellingen – of door andere organisaties (zie Artikel 1(1) van de richtlijn voor de definitie van de begunstigde instellingen). De module op diligentsearch.eu gaat uit van de veronderstelling dat iedereen het onderzoek kan doen, inclusief gewone gebruikers: het doel is om Europese cultureel erfgoedinstellingen te ondersteunen in het proces van het nagaan van de rechten.

De richtlijn definieert niet wat de omvang van het ‘zorgvuldig onderzoek’ moet zijn, maar bepaalt dat de ‘geschikte bronnen’ voor elke categorie van werken moeten worden geraadpleegd (zie voor meer hierover onder 5. Zorgvuldig onderzoek: het proces). Let op dat jurisdicties de term ‘zorgvuldig’ verschillend kunnen interpreteren; raadpleeg het rapport (in het Engels) over de vereisten voor de zorgvuldige zoektocht in 20 Europese landen om te zien hoe de richtlijn is omgezet in uw nationale recht. De voorwaarden om van een ‘zorgvuldige’ zoektocht te kunnen spreken kunnen uitgebreide richtsnoeren zijn met lijsten van specifieke bronnen om te raadplegen per type werk; of lidstaten kunnen ervoor hebben gekozen om alleen algemene categorieën van bronnen te verschaffen. Naast u bewust te zijn van het feit dat zowel de voorwaarden voor het onderzoek als de te raadplegen bronnen uiteen kunnen lopen tussen jurisdicties, kunt u merken dat niet alle bronnen vrij beschikbaar zijn online. Dit beïnvloedt de betrouwbaarheid en volledigheid van uw onderzoek. Het zoekproces wordt in het algemeen beschreven in de volgende paragraaf.

5. Zorgvuldig onderzoek: het proces

Zoals aangegeven, komt het zorgvuldig onderzoeksproces voort uit de bepaling van de Richtlijn Verweesde Werken dat lidstaten de te raadplegen bronnen voor elke categorie van werken moeten vaststellen. Dit moet helpen om de doelstelling van de zorgvuldige zoektocht te bereiken: het verkrijgen van contactgegevens of andere informatie die de identificatie of opsporing van de rechthebbende mogelijk maakt. Elk onderzoek werkt in theorie van de bronnen die het dichtst bij de rechthebbende liggen naar de verder verwijderde bronnen. Hieronder worden dit proces en de relevante vragen die u kunt tegenkomen kort geconcretiseerd voor drie categorieën werken: geschreven werken, audiovisuele werken en fonogrammen (zie voor een karakterisering van deze categorieën: 7. Relevante auteursrechtbegrippen voor het onderzoek).

Let op dat het startpunt van het onderzoek in de praktijk afhangt van de informatie die verkregen kan worden via het betreffende werk. Een rapport dat de zorgvuldige zoektocht beschrijft voor delen van plakboeken constateert bijvoorbeeld dat de knipsels uit context kunnen zijn gehaald of slechts een gedeelte weergeven, maar ook dat ze informatie kunnen bevatten over de maker, de bron van publicatie, het land van herkomst, etc. (zie K. Patterson, R. Deazley & V. Stobo, ‘Diligent Search in Context and Practice’, 2016). In sommige gevallen is zelfs de vraag of de materialen in kwestie wel auteursrechtelijk beschermd zijn gezien hun geringe omvang. In aanvulling op dit specifieke voorbeeld behandelt deze paragraaf het algemene onderzoeksproces zoals geïntegreerd in de module. Ook hierbij kan de wijze waarop de opgenomen werken worden gedefinieerd verschillen per jurisdictie.

Geschreven werken

Voor toepassing van de verweesde werken-uitzondering omvat de term ‘geschreven werken’ alle werken die gepubliceerd (of anderszins toegankelijk gemaakt) zijn in de vorm van boeken, tijdschriften, dagbladen, kranten of andere geschriften. Voor deze categorie werken moet eerst worden bepaald of het werk gepubliceerd is. Is dat het geval, dan moet vervolgens worden gezocht naar contactgegevens van de uitgever. Is dat niet het geval, of is de uitgever onbekend, dan zou u kunnen nagaan of de auteur vermeld staat op het werk. Als het werk afbeeldingen bevat, is een volgende stap om de maker daarvan te traceren.

Wanneer mogelijke rechthebbenden zijn geïdentificeerd (uitgever, auteur, of maker van een in het geschrift opgenomen afbeelding), bestaat uw zorgvuldig onderzoek dus uit het achterhalen van hun contactgegevens, door raadpleging van de geschikte bronnen. Een algemeen richtsnoer voor de te doorzoeken bronnen is opgenomen in de Bijlage bij de richtlijn. Elke lidstaat heeft verder een eigen, nationale bronnenlijst, die u rechtstreeks kunt consulteren en downloaden via onze website. Voor meer informatie over de richtsnoeren en standaarden die beschikbaar zijn voor uw jurisdictie, kunt u het rapport (in het Engels) over de vereisten voor de zorgvuldige zoektocht in 20 Europese landen er wederom op naslaan.

NB. Als u uw onderzoek uitvoert in het Verenigd Koninkrijk, bestudeer dan de Orphan Works diligent search Guidance for applicants (in het Engels) via de website van de Intellectual Property Office.

Audiovisuele werken

Voor audiovisuele werken is de eerste vraag of het werk gemaakt is door een omroeporganisatie. Zoek bij een bevestigend antwoord de details van de omroeporganisatie in kwestie op. Houd hierbij wel in het oog dat, als het een publieke omroeporganisatie betreft, de verweesde werken-regulering alleen van toepassing is als het werk vóór 1 januari 2003 is vervaardigd.

Als het werk niet door een omroeporganisatie is gecreëerd, zou het een film kunnen zijn, d.w.z. een cinematografisch werk. In dit geval wordt onderscheid gemaakt tussen gepubliceerde en ongepubliceerde werken. Voor gepubliceerde werken is een aantal partijen relevant om te identificeren, respectievelijk de distributeur, de producent, de regisseur, de scriptschrijver, de maker van de dialoog of de componist van de filmmuziek.

Voor de eerstgenoemde categorie, of voor niet-filmwerken, dient u toch de contactgegevens van de producent op te sporen.

Ook voor audiovisuele werken bevat de Bijlage bij de richtlijn een lijst met mogelijke bronnen om te raadplegen, zoals producentenorganisaties of databanken van andere beroeps-, belangen- en brancheverenigingen. Dit algemene overzicht is voor audiovisuele werken eveneens geconcretiseerd in nationale bronnenlijsten, en het Verenigd Koninkrijk heeft specifieke richtsnoeren om in acht te nemen.

Fonogrammen

Wat fonogrammen betreft, volgt het onderzoek een soortgelijk patroon als hierboven beschreven voor audiovisuele werken. Ook hier beoordeelt u eerst of het werk gemaakt is door een omroeporganisatie. Zo niet, dan zoekt u naar andere betrokkenen, namelijk de uitgever van het materiaal, de geluidsopname-producent, de uitvoerend kunstenaar, of, als de opname muziek en/of tekst bevat, de componist of de tekstschrijver. Ook kan als aanvullende optie steeds worden gecontroleerd of het werk de naam van nog een andere maker aanduidt.

Om een idee te krijgen welke bronnen u kunt nazien, kunt u zich opnieuw wenden tot de Bijlage bij de richtlijn of tot de daarop gebaseerde nationale bronnenlijsten, die waarschijnlijk verwijzen naar nationale producentenorganisaties en andere databanken.

Na deze theoretische uiteenzetting van het zoekproces zal de volgende paragraaf de focus leggen op een praktische instructie voor het gebruik van de module op diligentsearch.eu.

6. Het gebruik van de module

De module leidt u door een vragenreeks waardoor u van een bepaald werk de mogelijke status als ‘verweesd’ kunt vaststellen. Via de module selecteert u eerst het land waarin u het onderzoek wilt doen en de taal waarin u de vragen voorgelegd wilt krijgen. De landenkeuze is van belang, omdat het zorgvuldig onderzoek moet worden uitgevoerd in de lidstaat waar het werk voor het eerst is gepubliceerd of uitgezonden, of, in het geval van audiovisuele werken, waar de zetel of gewone verblijfsplaats van de producent zich bevindt. Kies in het geval van een ongepubliceerd werk voor het land waarin de cultureel erfgoed-instelling is gevestigd die het werk voor het publiek toegankelijk heeft gemaakt (Artikel 3(3) van de Richtlijn Verweesde Werken). Houd er rekening mee dat het onderzoek naar andere landen uitgebreid moet worden als er aanwijzingen zijn dat een rechthebbende daar gevonden zou kunnen worden.

Bij de meeste vragen kunt u meer informatie of links naar aanvullende bronnen vinden onder de ‘i’-knop.

U kunt het onderzoek tussentijds beëindigen om later verder te gaan door te klikken op de ‘save’ knop rechts onderin de module. Uw onderzoek wordt dan in onze databank opgeslagen en krijgt een uniek ‘identificatie-kenmerk’ toegewezen waarmee u kunt terugkeren naar uw zorgvuldig onderzoek. Kopieer hiervoor het kenmerk dat bovenin de module wordt weergegeven.

Zodra u uw onderzoek voor het eerst hebt opgeslagen, kunt u het kenmerk openlijk met anderen delen om gezamenlijk met een onderzoek bezig te zijn. Bedenk wel dat er steeds maar één persoon tegelijkertijd aan het desbetreffende onderzoek kan werken

Via de ‘Get Pdf’-knop kunt u een pdf van uw lopende onderzoek downloaden. Na voltooiing van het zorgvuldig onderzoeksproces kunt u het resultaat hiervan als rapport verstrekken aan uw lokale autoriteit.

Wees er op bedacht dat de antwoorden op de vragen doorwerken in de vervolgvragen. Verandering van een antwoord kan de informatie in een later antwoord dan ook overbodig maken en tot verwijdering ervan leiden.

7. Relevante auteursrechtbegrippen voor het onderzoek

Een aantal termen komt regelmatig terug tijdens de zoektocht, zoals ‘werk’ en ‘rechthebbende’. Daarom worden ze hieronder kort getypeerd.

‘Werk’

In de juridische zin van het woord beschouwt men ‘werk’ als het voorwerp van bescherming van het auteursrecht in het literaire, wetenschappelijke en artistieke domein. Voorbeelden zijn boeken en andere geschriften, muziekwerken met of zonder woorden, cinematografische werken, tekeningen, schilderijen, fotografische werken, filmwerken en aardrijkskundige kaarten. Vertalingen of andere wijzigingen van zulke werken kunnen ook als zelfstandig origineel werk beschermd zijn. De uitingsvorm van het werk is irrelevant, als de specifieke uiting maar voldoende origineel is. De maatstaf voor originaliteit kan per jurisdictie verschillen; in Nederland tellen bijvoorbeeld het ‘eigen oorspronkelijk karakter’ van het werk en het ‘persoonlijk stempel van de maker’. Nationale bijzonderheden kunnen ook betrekking hebben op de mate waarin officiële teksten, werken van toegepaste kunst en industriële ontwerpen en modellen beschermd worden.

Sommige categorieën van beschermde materie zijn sterk gerelateerd aan dat van auteursrechtelijk beschermde werken, maar worden toch geacht buiten het literaire of artistieke domein te vallen. Voorbeelden zijn fonogrammen, radio- en televisie uitzendingen, en uitvoeringen, die in plaats daarvan het voorwerp van bescherming van zogenoemde naburige rechten zijn. Sommige landen behandelen beide typen van beschermde materie op gelijke wijze; controleer welke regels van toepassing zijn in uw jurisdictie.

Het platform op diligentsearch.eu beslaat materie op het gebied van zowel auteursrecht als naburige rechten onder drie koppen: geschreven werkenaudiovisuele werken en fonogrammen. Voorbeelden hiervan zijn eerder in de handleiding gegeven. Wat betreft geschreven werken kan verder onderscheid worden gemaakt tussen gepubliceerde en ongepubliceerde werken, afhankelijk van of het werk op de een of andere manier ter beschikking is gesteld aan het publiek, in tastbare of immateriële vorm, via verkoop of kosteloos. Audiovisuele werken op hun beurt bestaan uit opnames van beeld en geluid; fonogrammen daarentegen uit een vastlegging van alleen geluid. Hierbij moet worden opgemerkt dat audiovisuele werken en fonogrammen geproduceerd kunnen worden door publieke omroeporganisaties. De vraag wie kan worden aangemerkt als rechthebbende van deze verschillende soorten werken wordt hieronder kort besproken.

‘Rechthebbende’

‘Rechthebbende’ is een verzamelbegrip voor de reeks mensen of entiteiten die de exclusieve rechten op een werk kunnen hebben. In eerste instantie wordt de natuurlijke persoon die het werk heeft gecreëerd, en wiens naam op het werk is vermeld, verondersteld de rechthebbende te zijn. Een uitzondering hierop is fictief makerschap, waarbij een andere entiteit wordt aangemerkt als de maker, zoals bij werken vervaardigd onder dienstverband. Exclusieve rechten worden echter vaak overgedragen aan derden. Ze kunnen ook overgaan op de erfgenamen van de maker. Hieruit blijkt dat de ‘rechthebbende’ niet hoeft samen te vallen met de originele ‘maker’, bijvoorbeeld als de auteur zijn of haar rechten overdraagt aan een uitgever. Een onderzoek naar de juiste rechthebbende kan bovendien worden bemoeilijkt door de omstandigheid dat een werk meerdere rechthebbenden heeft, zoals in het geval van een gezamenlijk makerschap. Net als andere auteursrechtelijke concepten wordt de kwestie van makerschap verschillend ingevuld per land.

Ten slotte moet onderscheid worden gemaakt tussen eigendom en makerschap: als een exemplaar van een werk wordt verkocht, dan houdt dit niet automatisch overdracht in van de intellectuele rechten hierop, maar van de eigendomsrechten. Het feit dat een culturele erfgoedorganisatie een manuscript van een werk bezit, betekent daarom niet per definitie dat het ook de auteursrechten bezit.

8. Een werk registreren als verweesd

Een zorgvuldig onderzoek kan als uitkomst hebben dat een werk inderdaad ‘verweesd’ is. In dat geval moet dit als zodanig worden geregistreerd bij de bevoegde nationale autoriteit. In Nederland is dat de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. De Richtlijn vereist dat de cultureel erfgoedinstellingen, als begunstigden van de verweesde werken-uitzondering, hun zorgvuldig onderzoek documenteren. Ze moeten informatie over het onderzoeksresultaat en het beoogde gebruik van het werk verstrekken aan de nationale autoriteit, welke vervolgens moet worden doorgegeven aan de EUIPO voor opname in de ‘Databank verweesde werken’.

9. Toegestaan gebruik van verweesde werken

Zodra de status van een werk als ‘verweesd’ is vastgesteld en geregistreerd, en het duidelijk is geworden dat geen voorafgaande toestemming kan worden verkregen voor het gebruik ervan, stelt de Richtlijn niettemin nog een aantal aanvullende voorwaarden (zie Artikel 6 van de Richtlijn Verweesde Werken). Ten eerste is alleen het gebruik door bepaalde begunstigde organisaties toegestaan, namelijk cultureel erfgoedinstellingen. Ten tweede zijn de toegestane gebruikswijzen nader omschreven als:

  • Beschikbaarstelling van de verweesde werken aan het publiek; en
  • Reproductie van de werken met als doel de digitalisering, beschikbaarstelling, indexering, catalogisering, preservering of restauratie.

In beide gevallen moet het gebruik bijdragen aan de taken van openbaar belang van de betreffende instelling, in het bijzonder de preservering van werken van de collectie en het verstrekken van toegang voor culturele en onderwijsdoeleinden. Daarom mag het gebruik alleen inkomsten genereren voor zover dit de kosten voor de digitalisering en beschikbaarstelling vereffent.

10. Aanvullende bronnen

Public Domain Calculator (in het Engels) is een nuttig hulpmiddel om te bepalen of een werk nog auteursrechtelijk beschermd is of al in het publieke domein valt in een bepaalde jurisdictie.

Copyright Cortex (in het Engels) is een online bron gewijd aan auteursrecht en digitaal cultureel erfgoed. De informatie en commentaren van experts zijn gericht op bibliotheken, archieven, musea en andere erfgoedinstellingen.

Copyright User (in het Engels) is een online bron die het auteursrecht van het Verenigd Koninkrijk toegankelijk beoogt te maken voor makers, de media, ondernemers, studenten, en het algemene publiek.